Systematisch und erfolgreich
neue Kunden gewinnen...
Pyramie Kundengewinnung
Blog

Vertriebssteuerung für KMU: So bekommst Du Deinen Vertrieb unter Kontrolle

Vertriebssteuerung statt Blindlfug

Mach Schluss mit dem Blindflug im Vertrieb! Mit den richtigen Kennzahlen steuerst Du Deine Umsätze gezielt und nachhaltig.

Kennst Du Deine Vertriebspipeline wirklich? Ohne ein klares Bild Deiner Vertriebskennzahlen wird eine zielgerichtete Steuerung des Umsatzes erheblich erschwert, da wichtige Informationen für die Planung fehlen. Die systematische Vertriebssteuerung ist der Schlüssel zu planbarem Wachstum. Wenn Unternehmen ihre Vertriebspipeline nicht kennen, weiß die Vertriebsleitung nicht, wo Ressourcen eingesetzt werden sollten. Das kann langfristig Umsatz kosten und die Skalierung erschweren.

Warum Dein Unternehmen zur Vertriebssteuerung ein Vertriebsdashboard braucht

Ein Vertriebsdashboard ist für Dein Unternehmen kein Luxus, sondern wird zunehmend als essenziell für die Wettbewerbsfähigkeit betrachtet.

Es liefert Dir die wichtigsten Kennzahlen zu Deinem Vertriebsprozess und hilft dabei, subjektive Einschätzungen durch datenbasierte Entscheidungen zu ersetzen. Die systematische Erfassung und Auswertung von Vertriebskennzahlen schafft Transparenz und bildet die Grundlage für fundierte Entscheidungen.
Studien und Praxisberichte zeigen einen deutlichen Trend zur verstärkten Nutzung moderner Tools und datengetriebenem Arbeiten im Vertrieb.

Ein gutes Vertriebsdashboard zeichnet sich durch folgende Eigenschaften aus:

  • Es ist übersichtlich und leicht verständlich
  • Es zeigt alle relevanten KPIs auf einen Blick
  • Es ermöglicht gezielte Filterungen (z.B. nach Monat oder Vertriebsphase)
  • Es liefert Entscheidungsgrundlagen für die Vertriebssteuerung

Diese Kennzahlen braucht Dein Vertriebsdashboard unbedingt

Für eine effektive Vertriebssteuerung brauchst Du aussagekräftige Kennzahlen. Zu den wichtigsten Zielen gehören dabei die Steuerung von Vertriebserfolg, Effizienz und Marktdurchdringung. Die Digitalisierung ermöglicht es heute, diese Daten präziser zu erheben und auszuwerten.

Vertriebssteuerung: Endlich den Überblick im Vertrieb mit diesem Dashboard in Excel
Vertriebssteuerung: Dashboard für Klarheit im Vertrieb

Anzahl der Leads pro Monat

Warum ist diese Kennzahl so wichtig?
Diese Kennzahl zeigt Dir, wie effektiv Deine Leadgenerierung läuft. Ein Rückgang kann auf Probleme im Marketing oder saisonale Schwankungen hindeuten. Ohne neue Leads kann kein Umsatz generiert werden – deshalb solltest Du diese Zahl regelmäßig überwachen.

Die Berechnung ist einfach: Zähle alle neu generierten Leads innerhalb eines Monats. Wichtig ist dabei, diese Zahl im Zeitverlauf zu betrachten, um Trends zu erkennen.

Leads nach Quellen

Diese Kennzahl unterteilt Deine Leads nach ihren Ursprüngen (Website, Empfehlungen, Messen, Social Media etc.). Sie zeigt Dir, über welche Kanäle die meisten und qualitativ besten Leads kommen. Mit diesem Wissen kannst Du gezielt in die effektivsten Akquise-Kanäle investieren und Dein Marketingbudget optimieren.

Conversion Rate von Leads zu Aufträgen

Diese zentrale Kennzahl berechnet sich aus der Anzahl abgeschlossener Aufträge geteilt durch die Anzahl der Leads, multipliziert mit 100. Sie zeigt, wie erfolgreich Dein Vertriebsteam Leads in zahlende Kunden verwandelt. Eine niedrige Conversion Rate deutet auf Schwachstellen im Verkaufsprozess hin – hier solltest Du genauer hinschauen.

Verteilung der Leads nach Vertriebsphasen

Diese Kennzahl klassifiziert Deine Leads nach ihrem aktuellen Status im Verkaufsprozess. Typische Phasen sind:

  • Neu generierte Leads
  • Qualifizierte Leads
  • Angebotserstellung
  • Verhandlung
  • Abschluss

Diese Übersicht gibt Dir Aufschluss darüber, wie weit die einzelnen Leads im Verkaufsprozess fortgeschritten sind. Das hilft bei der Ressourcenplanung und zeigt, in welchen Phasen möglicherweise Unterstützung nötig ist.

Durchschnittliche Länge des Verkaufszyklus

Wie lange dauert es von der ersten Kontaktaufnahme bis zum Abschluss?
Diese Kennzahl misst die durchschnittliche Zeitspanne zwischen dem ersten Kontakt und dem Abschluss eines Deals. Sie zeigt, wie effizient und schnell Dein Vertrieb arbeitet. Ein kürzerer Verkaufszyklus bedeutet schnellere Umsätze und höhere Effizienz – ein längerer Zyklus bindet Ressourcen und verzögert den Cashflow.

Durchschnittliche Auftragssumme

Berechnet wird sie durch die Summe aller Aufträge geteilt durch die Anzahl der Aufträge. Diese Kennzahl misst den durchschnittlichen Wert eines abgeschlossenen Verkaufs und hilft Dir, hochwertige Deals zu identifizieren. Mit diesem Wissen kannst Du Deine Akquise auf lukrative Kundensegmente fokussieren.

Gewichteter Forecast

Ein gewichteter Forecast gibt Dir eine realistische Umsatzprognose basierend auf Deiner aktuellen Pipeline. Die Berechnung erfolgt durch Multiplikation der Auftragswahrscheinlichkeit (in Prozent) mit der jeweiligen Angebotssumme, aufsummiert über alle offenen Deals.

Diese Kennzahl ist besonders wichtig für:

  • Liquiditätsplanung
  • Ressourcensteuerung
  • Strategische Entscheidungen

So implementierst Du ein effektives Vertriebsdashboard in Deinem Unternehmen

Die Einführung eines Vertriebsdashboards muss kein kompliziertes Projekt sein. Gerade für kleine und mittlere Unternehmen gibt es praktikable Lösungen, die ohne großen Aufwand umsetzbar sind.

Schritt 1: Definiere Deine wichtigsten Kennzahlen

Nicht alle Kennzahlen sind für jedes Unternehmen gleich relevant. Überlege Dir, welche Metriken für Dein Geschäftsmodell wirklich aussagekräftig sind.

Welche Fragen sollst Du Dir stellen?

  • Welche Vertriebsphasen durchlaufen Deine Kunden?
  • Wie lang ist Dein typischer Verkaufszyklus?
  • Welche Kennzahlen benötigst Du für Deine Entscheidungen?
  • Welche Daten kannst Du realistisch erheben?

Schritt 2: Wähle das richtige Tool

Du brauchst kein teures CRM-System, um mit der Vertriebssteuerung zu beginnen. Für den Einstieg kann ein einfaches Excel-Dashboard völlig ausreichen. Es bietet folgende Vorteile:

  • Geringe Implementierungskosten
  • Flexible Anpassungsmöglichkeiten
  • Einfache Handhabung
  • Keine zusätzliche Software nötig, sofern eine Tabellenkalkulation wie Excel bereits vorhanden ist

Mittelfristig ist es sinnvoll, ein Vertriebsdashboard direkt im CRM-System zu integrieren.

Schritt 3: Datenerfassung und -pflege organisieren

Ein Dashboard ist nur so gut wie die Daten, die es enthält. Etabliere klare Prozesse für die Datenerfassung:

  • Lege fest, wer welche Daten erfasst
  • Bestimme, wie oft die Daten aktualisiert werden
  • Schaffe eine einheitliche Systematik (z.B. bei der Klassifizierung von Leads)
  • Trainiere Dein Team im Umgang mit dem Dashboard

Schritt 4: Regelmäßige Analyse und Anpassung

Ein Dashboard allein verbessert Deinen Vertrieb nicht automatisch. Entscheidend ist, dass Du die Daten regelmäßig analysierst und entsprechende Maßnahmen ableitest.

Wie oft solltest Du Dein Dashboard auswerten?

Es empfiehlt sich, das Dashboard regelmäßig in Status-Meetings mit dem Vertriebsteam und in Strategiesitzungen auszuwerten, um operative und strategische Aspekte im Blick zu behalten.

Fallstricke vermeiden: Typische Fehler bei der Vertriebssteuerung

Zu viele Kennzahlen auf einmal

Weniger ist mehr! Konzentriere Dich auf die wirklich relevanten KPIs, die zu Deinem Unternehmen passen. Ein Übermaß an Kennzahlen führt zu „Analyse-Paralyse“ und verhindert klare Entscheidungen.

Fehlende Verknüpfung mit konkreten Maßnahmen

Kennzahlen sind nur dann wertvoll, wenn sie zu konkreten Handlungen führen. Für jede wichtige Kennzahl solltest Du festlegen:

  • Ab welchem Wert besteht Handlungsbedarf?
  • Welche Maßnahmen ergreifst Du bei Abweichungen?
  • Wer ist für die Umsetzung verantwortlich?

Unregelmäßige Datenpflege

Ein Dashboard mit veralteten Daten ist wertlos. Stelle sicher, dass die Datenpflege ein fester Bestandteil der Vertriebsroutine wird.

Praxisbeispiel: Wie ein mittelständisches Unternehmen seinen Vertrieb optimiert hat

Ein mittelständischer Maschinenbauer stand vor der Herausforderung, seinen Vertrieb effizienter zu gestalten. Mit einem einfachen Excel-Dashboard gelang es dem Unternehmen, Verbesserungen wie eine höhere Lead-Conversion-Rate, einen verkürzten Verkaufszyklus, die Identifikation profitabler Kundengruppen und einen gezielteren Einsatz von Vertriebsressourcen zu erzielen. (Beispiel ohne überprüfbare Quelle)
Der Schlüssel zum Erfolg war die konsequente Nutzung des Dashboards in Vertriebsmeetings und die Verknüpfung der Kennzahlen mit konkreten Maßnahmen.

Die Zukunft der Vertriebssteuerung: KI und Advanced Analytics

Die Vertriebssteuerung entwickelt sich ständig weiter. Moderne Ansätze umfassen neben klassischen KPIs auch qualitative Faktoren und neue Technologien. Besonders interessant für KMUs:

KI-gestützte Leadbewertung
KI-Algorithmen können anhand historischer Daten die Erfolgswahrscheinlichkeit neuer Leads vorhersagen und so die Ressourcenallokation optimieren.

Predictive Analytics
Auf Basis von Vergangenheitsdaten werden Prognosen für zukünftige Entwicklungen erstellt – beispielsweise, welche Kunden mit hoher Wahrscheinlichkeit kaufen werden oder welche Produkte besonders gefragt sein werden.

Automatisierte Reportings
Statt manueller Datenauswertung liefern moderne Systeme automatisch generierte Insights und Handlungsempfehlungen.

Fazit: Vertriebssteuerung als Wettbewerbsvorteil

Ein systematischer Ansatz zur Vertriebssteuerung ist heute kein Nice-to-have mehr, sondern ein entscheidender Wettbewerbsvorteil. Mit den richtigen Kennzahlen und einem übersichtlichen Dashboard schaffst Du Transparenz in Deinem Vertriebsprozess und legst die Grundlage für nachhaltiges Wachstum.

Die gute Nachricht: Du kannst mit einem Excel-Vertriebsdashboard direkt starten und die wichtigsten Kennzahlen für Deinen Vertrieb erfassen und auswerten.

Möchtest Du Deinen Vertrieb endlich unter Kontrolle bekommen? Dann lade Dir jetzt unser kostenloses Excel-Vertriebsdashboard herunter und starte noch heute mit einer systematischen Vertriebssteuerung!