Daten sind das Herzstück eines erfolgreichen Unternehmens. Doch was passiert, wenn die Qualität dieser Daten nicht stimmt? Schlechte Datenqualität führt dazu , dass Vertriebs- und Marketingmaßnahmen ins Leere laufen. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, …
- … warum gute Datenqualität so wichtig ist,
- … wie Sie die Qualität Ihrer Daten verbessern können und
- … wie Sie langfristig sicherstellen, dass die Datenqualität in Ihrem Unternehmen hoch bleibt und
- … eine hohe Datenqualität langfristig den Vertriebserfolg sicher.
1. Was ist gute Datenqualität?
Datenqualität beschreibt, wie nützlich, korrekt und vollständig Ihre Daten sind. Gute Daten müssen fünf zentrale Kriterien erfüllen:
- Vollständigkeit:
Alle benötigten Informationen sind vorhanden. Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Vertriebsmitarbeiter möchte einen Kunden anrufen, doch die Telefonnummer fehlt. Diese Lücke behindert den Vertriebsprozess. - Korrektheit:
Die Daten müssen stimmen. Wenn ein Kunde im CRM als „Firma XY“ gespeichert ist, die Firma aber längst „Firma Z“ heißt, kann das zu peinlichen Fehlern führen. - Konsistenz:
Die Daten sollten in allen Systemen gleich sein. Wenn die Adresse eines Kunden im CRM anders ist als in der Buchhaltungssoftware, führt das zu Verwirrung und möglicherweise zu falschen Rechnungen. - Aktualität:
Veraltete Daten sind nutzlos. Ein Beispiel: Ein Unternehmen versendet Werbematerial an eine Adresse, an der der Kunde längst nicht mehr wohnt. Die Kampagne läuft ins Leere. - Relevanz:
Die Daten müssen für das Unternehmen und die aktuelle Aufgabe nützlich sein.
Beispiel aus der Praxis:
Ein mittelständisches Unternehmen wollte eine Marketing-Kampagne starten. Die Daten der Zielgruppe waren jedoch veraltet und unvollständig. Über 30 % der gesendeten E-Mails konnten nicht zugestellt werden, weil die Adressen nicht mehr gültig waren. Dies führte zu unnötigen Kosten und schlechten Ergebnissen.
2. Wie verbessern Sie die Datenqualität?
Um die Qualität Ihrer Daten zu verbessern, können Sie einige einfache Maßnahmen ergreifen:
- Regelmäßige Datenpflege und -aktualisierung:
Stellen Sie sicher, dass Ihre Daten regelmäßig überprüft und aktualisiert werden. Veraltete Daten sind ein großes Problem, gerade im Vertrieb. - Standardisierung von Datenformaten:
Definieren Sie klare Regeln für die Eingabe von Daten. So wird vermieden, dass Daten unterschiedlich formatiert werden. Ein Beispiel wäre die Eingabe von Telefonnummern: Einige Mitarbeiter könnten sie mit Ländervorwahl, andere ohne eingeben. Solche Inkonsistenzen lassen sich durch Datenqualitätsrichtlinen vermeiden. Achten Sie auf Klarheit von Eingabemasken, so dass Anwender wissen, welche Informationen in welche Eingabefelder gehören. - Verwendung von CRM-Tools mit Datenqualitätsfunktionen:
Moderne CRM-Systeme bieten automatische Überprüfungen und Korrekturen der Daten. Dubletten können erkannt und zusammengeführt werden. Anschriften werden bei der Eingabe überprüft und automatisch korrigiert. CRM-Software prüft bei der Bearbeitung von Emailadressen nach formalen Kriterien und ob für die Domain ein MX-Eintrag besteht. Telefon-Nr. werden automatisch normalisiert, d.h. in einem definierten Format gespeichert. Das entlastet Anwender. - Schulung der Mitarbeiter:
Vermitteln Sie Ihren Mitarbeitern die Wichtigkeit korrekter Dateneingaben. Schulungen helfen dabei, Fehler zu vermeiden. - Automatisierte Datenprüfungen:
Nutzen Sie Software, um Ihre Daten regelmäßig auf Fehler zu überprüfen. Automatisierte Tools markieren falsche oder fehlende Daten und helfen, Probleme frühzeitig zu erkennen. Dienstleister bieten ein kostenloses Datenaudit an. So wissen Sie objektiv, wie es um Datenqualität Ihres CRM-Systems bestellt ist.
Beispiel aus der Praxis:
Ein B2B-Unternehmen stellte nach der Implementierung eines neuen CRM-Systems fest, dass über 20 % ihrer Kundendaten doppelt vorhanden waren. Diese Dubletten führten zu ineffizienten Arbeitsprozessen und erhöhter Unzufriedenheit bei den Kunden. Durch den Einsatz einer Dubletten-Prüffunktion konnten die Daten bereinigt und der Vertrieb deutlich effizienter gestaltet werden. Doppelte Ansprachen identischer Kunden werden so vermieden.
3. Wie lässt sich schlechte Datenqualität verhindern?
Vorbeugen ist besser als heilen – das gilt auch für Ihre Datenqualität. Die nachträgliche Korrektur ist um den Faktor 10 aufwändiger als bei der Eingabe der Daten. Um schlechte Datenqualität von vornherein zu verhindern, ergreifen Sie folgende Maßnahmen:
- Einrichtung einer Daten-Governance-Strategie:
Definieren Sie klare Regeln, wer im Unternehmen für welche Daten verantwortlich ist. So wird sichergestellt, dass die Datenqualität kontinuierlich überwacht wird. - Definierung von Rollen und Verantwortlichkeiten:
Legen Sie fest, wer im Team für die Pflege und Überprüfung der Daten zuständig ist. Dies hilft, dass sich niemand aus der Verantwortung stiehlt und die Qualität auf der Strecke bleibt. - Kontinuierliche Datenüberprüfung:
Führen Sie regelmäßige Daten-Audits durch. Viele CRM-Lösungen bieten automatisch ein Angelegt-Datum und ein Änderung-Datum. So muss man nicht immer den Gesamtbestand prüfen, sondern nur die neuangelegten und veränderten Datensätze seit dem letzten Audit. Dadurch erkennen und beheben Sie Fehler oder Lücken frühzeitig. Fehler breits bei der Eingabe zu korrigieren, kostet nur 10% vom Aufwand bei einer späteren Korrektur. - Sicherstellung der Compliance-Anforderungen:
Achten Sie auf die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, wie der DSGVO. Nicht alle Personen bezogenen Daten dürfen ohne Einwilliung der betroffenen Person gespeichert werden. Unsaubere Daten können zu rechtlichen Problemen führen und Bußgelder nach sich ziehen. Nach Artikel 5, Abs. 1 DSGVO sind Unternehmen verpflichtet, richtige Daten zu speichern. Ein einfaches Beispiel ist die Änderung einer Anschrift, etwa nach einem Umzug. - Klare Eingaberichtlinien für Daten:
Vereinbaren Sie Standards, wie Daten eingegeben werden. So vermeiden Sie Fehler und Inkonsistenzen.
Beispiel aus der Praxis:
Ein Unternehmen im E-Commerce-Bereich hat klare Eingaberichtlinien für die Datenerfassung eingeführt. Mitarbeiter müssen beim Anlegen neuer Kunden stets die vollständigen Informationen eingeben, wie Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Dadurch wurde die Zahl der fehlenden Informationen um 90 % reduziert und die Kundenbetreuung stark verbessert.
4. Der Einfluss von Datenqualität auf den langfristigen Vertriebserfolg
Gute Datenqualität hat einen enormen Einfluss auf den Vertriebserfolg:
- Verbesserte Kundenerfahrung:
Wenn Ihre Daten aktuell und korrekt sind, können Sie Ihre Kunden gezielt und persönlich ansprechen. Das sorgt für eine bessere Kundenbindung.
Beispiel: Ein Vertriebler weiß dank aktueller Daten, dass sein Kunde kürzlich einen neuen Standort eröffnet hat. Er kann ihn gezielt dazu beglückwünschen und gleichzeitig passende Produkte anbieten. - Effizientere Vertriebskampagnen:
Mit zuverlässigen Daten arbeiten Ihre Vertriebsmitarbeiter effektiver. Leads können besser qualifiziert und potenzielle Kunden genauer angesprochen werden. - Compliance und rechtliche Sicherheit:
Fehlerhafte Daten können nicht nur Vertriebschancen kosten, sondern auch rechtliche Probleme verursachen. Beispielsweise kann eine falsche Adresse zu einer fehlerhaften Rechnung führen. Das schadet nicht nur dem Image, sondern kann auch rechtliche Konsequenzen haben. - Erhöhte Benutzerakzeptanz der CRM-Software:
Wenn ein Mitarbeiter beim Kunden anruft und die Telefon-Nr. stimmt nicht mehr oder der Ansprechpartner ist seit Jahren ausgeschieden, erzeugt das Misstraun und Frust: „Wenn diese Basisdaten schon nicht korrekt sind, was stimmt dann überhaupt in der CRM-Lösung? Da nutze ich doch lieber wieder meine Excel-Liste….“
Beispiel aus der Praxis:
Ein Dienstleistungsunternehmen konnte nach einem Datenqualitäts-Audit seine Kundenansprache deutlich verbessern. Durch die Bereinigung und Aktualisierung der Daten steigerte das Unternehmen die Conversion-Rate in den Vertriebskampagnen um 15 %.
5. Fazit: So halten Sie Ihre Datenqualität dauerhaft hoch
Eine hohe Datenqualität ist der Schlüssel zum langfristigen Erfolg im Vertrieb und zur Einhaltung rechtlicher Vorgaben. Führen Sie regelmäßige Datenprüfungen durch, nutzen Sie moderne CRM-Tools und schulen Sie Ihre Mitarbeiter. Mit einer klaren Datenstrategie stellen Sie sicher, dass Ihre Daten stets korrekt, aktuell und vollständig sind.
Erste Schritte zur Verbesserung der Datenqualität:
Prüfen Sie noch heute, wie gut Ihre aktuellen Daten sind, und legen Sie klare Standards für die Dateneingabe fest. Nutzen Sie moderne Tools und setzen Sie auf kontinuierliche Schulung Ihrer Mitarbeiter – so haben Sie Ihre Datenqualität im Griff! Bei Fragen kommen Sie gerne auf mich zu …
